Después del artículo que publicamos en el número de octubre sobre la realización de catas olfativas muchas de vosotras me habéis preguntado cómo se puede realizar una cata de forma virtual. Como estamos comprometidos en proporcionaros las herramientas que os resulten más útiles para vuestro día a día, aquí os adjunto algunas indicaciones, que espero os resulten útiles.

Elena del Valle

Formadora experta en Ventas de Perfumería

Autora del libro “La Vendedora de Perfumes”

Trainer Perfumes Bvlgari

De entrada, seguro que te parece difícil eso de una cata virtual, pero es mucho más fácil de lo que imaginas si sigues unas sencillas pautas:

1º) Define los objetivos

Define los objetivos de tu cata: ¿qué pretendes conseguir? ¿realizar algunas ventas? ¿estrechar lazos de relación con tus clientes para fidelizarlos? ¿darte a conocer?... Tu propósito marcará el carácter de toda la presentación.

2º) Cuantifica tu presupuesto y número de invitados

Sé realista y cuantifica qué presupuesto tienes. ¿A cuántas personas deseas invitar? La ventaja de hacerlo on line, es que ya que haces ese esfuerzo cuanta más gente se conecte mejor. Así que puedes enviar desde 1 hasta 1.000 invitaciones.

Ten en cuenta que al menos un 10% de los invitados que te han confirmado finalmente no asistirán.

Verifica que tienes todos los datos de contacto de tus invitados y reúne los que te falten.

3º) Envía la invitación con suficiente tiempo de antelación

Envía la invitación a cada invitado de forma personalizada y con al menos 10 días de antelación. Elige el mejor canal para ti y tus fines: WhatsApp, correo ordinario, email, …

Yo anuncio la convocatoria con bastante tiempo de antelación (aunque siempre hay gente que te confirma a última hora) y luego espero al día laborable anterior al evento para enviar el link de conexión (siempre hay cambios de asistentes de última hora).

Si lo ves preciso, envía un recordatorio una hora antes del inicio del evento.

Empieza a la hora convenida o como mucho 5 minutos más tarde máximo. Hay que premiar a los puntuales y no castigarles con una espera innecesaria.

4º) Prepara tu presentación

Piensa en la temática que de argumento a toda la presentación y utiliza elementos y soportes que vayan en consonancia con ello.

Tiene que haber un hilo conductor y un desarrollo coherente.

5º) Elige la plataforma más adecuada para tu conexión

Para la conexión elige la plataforma más adecuada. Para hacer una cata olfativa os sugiero utilizar alguna de estas 4 plataformas gratuitas:

• Zoom:
  • Ventajas:
    • Conocida universalmente.
    • Muy fácil e intuitiva.
    • Te permite compartir pantalla con presentación audiovisual y/o vídeos con sonido.
  • Inconvenientes:
    • Si tienes grupos de más de 3 personas a los 40 minutos se cortará la conexión y siempre podéis reiniciar, pero se pierde el hilo de la presentación.
    • Teams:
      • Ventajas:
        • Gratuita sin límites de tiempo y grupos de personas.
        • Bastante conocida.
        • Te permite compartir presentación audiovisual y/o videos con sonido.
      • Inconvenientes:
        • Su interfaz es un poco más complicado que Zoom o Google Meets pero nada difícil.
        • Menos conocida que Zoom.
      • Google Meets:
        • Ventajas:
          • Todo el mundo conoce Google
          • Super fácil de utilizar en la nube.
          • Ideal si no vas a usar vídeos o música (la calidad de sonido no es muy buena).
          • Muy intuitiva.
        • Inconvenientes:
          • A veces la calidad de sonido/imagen si vas a compartir vídeos no es muy buena.
        • Skype:
        • Ventajas:
          • Muy conocida internacionalmente
        • Inconvenientes:
          • A veces la imagen se congela y el sonido lleva retraso.
          • No ofrece buena resolución de imagen.

Sugiere a tus invitados que si se van a conectar desde el móvil tengan descargada la aplicación elegida en su terminal antes de la conexión (portátiles o tablets no es necesario).

Si la cata que vas a realizar es gratuita y más de 3 personas, te sugiero utilizar Teams.

Si prevés que vas a realizar conexiones regulares con tus clientes o vas a cobrar por participar en la demostración, valora el pago de la cuota mensual de Zoom Profesional.

Durante la conexión piensa que la cámara son los ojos de tus clientes, por tanto, deberá estar a altura de los tuyos. Siempre puedes colocar debajo algún soporte o altillo para ponerlo alineado con tus ojos.

Prueba la iluminación. Nunca te pongas de espaldas a una ventana, solo verán una tétrica silueta negra. Si la cata es larga, ten previstos posibles cambios de luz y si es necesario refuerza con algún foco o lámpara artificial.

Colócate sobre un fondo lo más neutro posible (¡me encantan los blancos!) o bien elige o decora un fondo que tenga coherencia con la temática que vayas a presentar.

Si vas a mostrar perfumes a la cámara intenta evitar los fondos virtuales de las plataformas comentadas: los objetos desaparecen o pueden no verse con nitidez. Haz pruebas con antelación, para ver cuál es la mejor opción.

Dispón todos los productos y materiales a mano para que puedas alcanzarlos sin que desaparezcas de la pantalla.

6º) Apoya tus explicaciones con elementos MUY VISUALES

Como la mayoría de la gente es visual, trato de incluir una presentación realizada en Power Point, Canva o Prezi, mostrando imágenes con un tamaño máximo que ocupen toda la pantalla y MUY OLFATIVAS (que sólo viéndolas te den la impresión de poder olerlas).

Por supuesto esas imágenes deberán ir acompañadas y reforzadas por tu descripción olfativa.

Podrías incluir algún elemento musical, melodía o ritmo que refuerce la idea que estás intentando transmitir.

Para favorecer el recuerdo y la retención, puedes incluir algunas palabras clave, pero ¡ojo! no debes llenar la pantalla de texto: ten en cuenta que muchos clientes se van a conectar con el móvil y el tamaño de una letra diminuta será ilegible.

Como siempre trato en cada formación: “hay que intentar que el contenido entre solo” y que “la experiencia favorezca el recuerdo”

7º) Utiliza un lenguaje POLISENSORIAL

En más de una ocasión hemos hablado de la importancia de preparar tu discurso de ventas bajo el prisma de la poli sensorialidad.

Es algo que trabajamos a fondo en el Curso de Promotores de Perfumería (www.formacionperfumes.com).

Una presentación virtual es el escenario perfecto para ponerlo en práctica en todo tu esplendor.

Usar la polisensorialidad es abusar del vocabulario que apele a los 5 sentidos:

“Suave como la piel del melocotón”,

“Ardiente como una chimenea en llamas”,

“Refrescante como una cascada de cítricos”,

Y es que en los canales on line es imprescindible cuidar y seleccionar muy bien tu vocabulario para poder transmitir sensaciones olfativas:

“Huele como el campo recién amanecido a primera hora de la mañana”

“Como el capullo de una rosa delicada a punto de florecer”

8º) Haz cambios de ritmo durante la presentación

Alterna tu imagen hablando con vídeos o audiovisuales, incorpora algún elemento de audio… Así romperás la monotonía y mantendrás la atención.

Eso sí, ensáyalo antes de la conexión varias veces para verificar que todo te sigue funcionando correctamente después de los cambios.

9º) Interactua con tu audiencia

Lanza preguntas, mantén la escucha activa, reformula, recoge sus comentarios y replica… Puedes incluir algún juego de adivinación en plan concurso grupal, quizz…

10º) Incorpora elementos físicos a tu presentación virtual

Si tienes algo de presupuesto puedes enviar con antelación al día del evento una cajita con muestras o materiales que tengan relación con los perfumes que vas a presentar.

¡Cuida los detalles! Ahí está la diferencia.

Dentro de la caja podrías incluir muestras de perfume, secantes, dossiers impresos, etc…

Si tu cata va más enfocada a una experiencia olfativa incluye materias primas naturales (Raw Materials), frutas, flores, macetas, telas, …o lo que vayas a utilizar para tu cata.

Os cuento una anécdota: hace unos meses desarrollé una formación para un grupo de consejeras. Envié por correo sobrecitos de colores, cada uno de ellos con un ingrediente natural. Los participantes los iban recibiendo semanalmente, tratando de adivinar qué eran y cómo lo describían olfativamente (lo que les permitiría posteriormente enriquecer su discurso olfativo).

Así fueron armando y descubriendo la pirámide olfativa que íbamos a presentar.

El último ingrediente era una maceta pequeña con las flores aún en capullo. La flor era la nota predominante de la fragancia. Debían cuidarla durante un par de semanas antes de la formación para que floreciese, adivinar el nombre y sentir su aroma.

Estoy segura de que nunca olvidarán los ingredientes de ese perfume. ¡Aún hoy me siguen enviando fotos de las flores de la plantita!

En alguna otra formación he enviado una caja con elementos gourmet comestibles que tienen relación con los perfumes que presentamos. Y es que a veces nos resulta más fácil describir un gusto que un olor. Así que estos eran algunos de los elementos misteriosos: jalea de jazmín, caramelos de flor de azahar, mermelada de rosas, bebida con sabores, …

Otras veces he enviado ingredientes naturales que contiene el perfume para elaborar un coctail que mostrar, brindar y compartir en las pantallas, …Esto suele generar muchas risas y un ambiente distendido.

Como ves, lo que importa, como en casi todo, es tu creatividad.

Divertirte tú para divertir a los trainees.

¿Hay trabajo más bonito?

Desafíate a ti misma creando algunas catas olfativas on line. Por favor compártelas con nosotros. Estaremos deseando saber de ti.

Hasta pronto.

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