Daniel Redón Gálvez, Iberic Branch Manager en EcoMundo Gestor de PYMES multisectoriales. MBA. Profesor invitado en Universitat de Barcelona y Universidad Complutense.
La digitalización de los procesos en las industrias de perfumería y cosmética, ha dado un paso de gigante con los softwares SaaS PLM (Product Lifecycle Management) para la gestión desde el “cloud” de todo el ciclo de vida de los productos, desde su concepción en el departamento de Marketing, pasando por la formulación y el cumplimiento global, hasta su comercialización internacional.
En este artículo repasamos lo que debe incluir un software SaaS PLM para fabricantes de perfumes y productos cosméticos, indicando cómo puede ayudarles en cada etapa del ciclo de vida del producto.
El sector de la formulación y fabricación de perfumes es uno de los más complejos y difíciles de digitalizar. Esto se debe a la necesidad de gestionar grandes cantidades de datos, la necesidad de seguridad y cumplimiento, y la necesidad de colaboración entre los diferentes equipos.
Un mercado en crecimiento
El tamaño del mercado de fragancias a nivel mundial se estimó en 43.600 millones de dólares en 2021. Por su parte, según un informe de Grand View Research, el mercado mundial de la cosmética se estimó en 532.000 millones de dólares en 2019 y se prevé que alcance los 805.000 millones de dólares en 2025.
Con un mercado tan grande y en crecimiento, no es de extrañar que las industrias de la perfumería y la cosmética se haya apresurado a adoptar nuevas tecnologías digitales para agilizar sus procesos. En particular, el uso del software SaaS PLM (gestión del ciclo de vida del producto) está cada vez más extendido, ya que ofrece una solución basada en la nube para gestionar todo el ciclo de vida del producto, desde su concepción en el departamento de marketing, pasando por la formulación, el cumplimiento global y la comercialización internacional.
Atrás han quedado los procesos manuales en el desarrollo de un producto cosmético, tales como las libretas de laboratorio (con páginas numeradas para mayor fidelidad), las complejas hojas Excel compartidas y conservadas en el servidor de la empresa o las revisiones periódicas regulatorias, que paralizan el departamento durante días, para identificar cambios normativos que afecten a los productos de la empresa en su comercialización internacional.
Ventajas del software SasS PLM
El software SaaS PLM ofrece una serie de ventajas a las empresas formuladoras y fabricantes de perfumería y cosméticos. En primer lugar, permite la colaboración en tiempo real entre los distintos departamentos y miembros del equipo, tanto dentro de la empresa como con socios externos, como proveedores y distribuidores. Esto ayuda a garantizar un proceso de desarrollo de productos fluido y eficiente, además de reducir el riesgo de errores y retrasos.
En segundo lugar, se puede acceder al software SaaS PLM desde cualquier dispositivo, en cualquier parte del mundo y a cualquier hora, lo que es esencial para las empresas de perfumería y/o cosmética que quieren desarrollarse con un alcance global. Esto permite un enfoque más centralizado y racionalizado del desarrollo y la gestión de los productos, así como una mayor visibilidad del ciclo de vida del producto para todas las partes interesadas.
En tercer lugar, un software SaaS PLM facilita la captura de datos y documentos en una ubicación centralizada, evitando el envío de e-mails con información o documentación sensible de la empresa y pasando así a ser el centro del conocimiento de la empresa, en el que podemos gestionar los derechos de acceso para determinar quién puede ver y/o modificar qué dato o documento.
En cuarto lugar, el software SaaS PLM suele ser más rentable que las soluciones tradicionales instaladas en los servidores de la empresa, ya que elimina la necesidad de costosas licencias de hardware y software. Además, algunas empresas ofrecen un modelo de suscripción de pago por uso, que puede ser más flexible para las empresas fabricantes de perfumes o cosméticos con presupuestos fluctuantes, adaptándose a su tamaño y necesidad. Este aspecto es determinante para que puedan acceder a un SaaS PLM tanto grandes corporaciones multinacionales, como pymes o startups.
Por último, el software SaaS PLM se actualiza constantemente con las últimas regulaciones y bases de datos (algunas empresas realizan esta actualización cada día), además de nuevas características, módulos y funcionalidades, lo que significa que las empresas de perfumería y/o cosmética pueden beneficiarse de las últimas innovaciones sin incurrir en costes adicionales.
En el vertiginoso mundo del desarrollo de productos, la gestión eficaz del ciclo de vida del producto es fundamental para el éxito. Y aunque hay muchos enfoques diferentes para gestionar el ciclo de vida del producto, la opción que está triunfando es el software SaaS PLM que incorpora algoritmos de IA (Inteligencia Artificial) ya que acelera notablemente el proceso de desarrollo de productos, acortando significativamente el “time to market”.
En el pasado, la gestión del ciclo de vida del producto era a menudo un proceso lento y engorroso. Esto se debía, en parte, al hecho de que diferentes equipos dentro de una organización solían utilizar diferentes aplicaciones de software para gestionar diferentes aspectos del ciclo de vida del producto. Como resultado, los datos solían estar aislados y era difícil obtener una visión global del proceso de desarrollo de productos.
Figura 1. Diferentes aplicaciones de software (antes) vs SaaS PLM con IA (después)
El software SaaS PLM con IA ayuda a superar estos retos proporcionando una plataforma única para gestionar el ciclo de vida del producto. Esto significa que todos los equipos pueden acceder a los mismos datos y que todos trabajan con el mismo conjunto de información. Esto ayuda a acelerar el proceso de desarrollo de productos al reducir la necesidad de comunicación y coordinación innecesaria entre los diferentes equipos.
Además de acelerar el proceso de desarrollo de productos, el software SaaS PLM también ayuda a mejorar la calidad del producto. Esto se debe a que el software PLM proporciona un lugar centralizado para almacenar todos los datos del producto. Estos datos pueden utilizarse para informar de la toma de decisiones a lo largo del proceso de desarrollo del producto.
Por ejemplo, si se identifica un problema durante la fase de formulación, el software SaaS PLM con IA, puede identificar rápida y fácilmente todos los ingredientes y materias primas afectadas. Esta información puede utilizarse para realizar cambios en la fórmula, lo que contribuye ayudar a mejorar la calidad y el cumplimiento del producto final.
El software PLM también ayuda a mejorar la comunicación y la colaboración entre los diferentes equipos que participan en el proceso de desarrollo del producto, como se ha mencionado anteriormente.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida que debe incluir un software PLM?
Figura 2. Etapas del ciclo de vida del producto de perfumería y cosmética
Un PLM es una herramienta integral que cubre todos los aspectos del ciclo de vida y por ello, es imprescindible para cualquier empresa que quiera tener éxito en la industria de la perfumería y/o la cosmética, agilizando sus procesos para hacer mucho más en menos tiempo.
El concepto del nuevo producto
El desarrollo de cualquier nuevo producto comienza con una idea. Esta idea se transforma en un concepto, que finalmente se convierte en un producto físico. El viaje desde la idea hasta el producto es largo y complejo, y en él participan muchas personas y disciplinas diferentes.
La primera de estas disciplinas al crear un nuevo perfume o producto cosmético es el departamento de marketing. Ellos tienen que idear un concepto que venta el producto y hacerlo atractivo para una amplia gama de personas. Los mercados objetivo, el público al que se dirige, el packaging, el precio, la fecha de lanzamiento prevista, son algunas de las informaciones que debe contener el briefing de un nuevo producto y que deben incorporarse en el software PLM.
Idealmente, un software SaaS PLM debe incorporar un módulo de gestión de proyectos. Con él, los diferentes departamentos y colaboradores implicados pueden interactuar permanentemente, intercambiando información en tiempo real para el avance en la creación del nuevo producto (o la reformulación de uno existente). El gestor de proyectos debe facilitar la visualización del desarrollo en diagramas de Gantt, creando flujos de trabajo, asignando tareas o gestionando la progresión del equipo con la información proporcionada en cuadros de mando. Actualmente, un gestor de proyectos integrado en el PLM es una garantía para el ahorro de tiempo, la mejora de la eficacia y de un perfecto control del ciclo de creación y la comercialización de los productos.
El desarrollo y formulación del perfume y producto cosmético
El desarrollo del producto es el proceso de llevar un nuevo desarrollo desde el concepto hasta el mercado. Incluye todo, desde la investigación de mercado y el diseño del producto hasta la formulación y el envasado.
El software SaaS PLM con Inteligencia Artificial es crítico en la fase de formulación de un producto cosmético y/o la reformulación de uno existente. La elección de los ingredientes y materias primas en base a su funcionalidad en la fórmula y el cumplimiento global de estos, debe ser una información con la que ha de trabajar el formulador desde las primeras etapas de desarrollo.
El mundo de la perfumería y la cosmética está en constante cambio y evolución. Cada día surgen nuevas tendencias y se hace difícil mantenerse al día con lo último y lo mejor. Aquí es donde resulta útil tener acceso a una amplia base de datos de materias primas. Con el software PLM adecuado, puede hacer un seguimiento de todos los ingredientes y formulaciones más recientes, así como disponer de una extensa base de datos de ingredientes que incorporar a los que la empresa esté utilizando. De este modo, puede estar seguro de que sus productos estarán a la vanguardia y que cumplirán con todas las últimas tendencias.
El software PLM permite gestionar y almacenar amplias listas de materias primas. Esto es extremadamente útil para la formulación de perfumes y productos cosméticos porque permite un acceso rápido y fácil a la información. También permite el seguimiento de los cambios en las materias primas a lo largo del tiempo, generando alertas o alarmas si alguno de estos cambios impacta en los productos de la empresa. Esto es fundamental para el control de calidad y el cumplimiento global.
No solo eso, sino que tener acceso a una amplia base de datos de materias primas también puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. Al poder rastrear y comparar fácilmente diferentes ingredientes, puede estar seguro de que está utilizando las mejores materias primas posibles para sus formulaciones. Esto le lleva a un proceso más eficiente y rentable en general, por lo que una amplia base de datos de materias primas es una herramienta extremadamente útil en un PLM para cualquier formulador de perfumes y cosméticos.
Motores de cálculo
La formulación de un producto no solo implica escoger los ingredientes y materias primas adecuados para que la fórmula pueda cumplir en cada uno de los países en los que se pretende su comercialización.
Por ello, el SaaS PLM adecuado debe facilitar el cálculo del margen de seguridad (MoS) de la fórmula basado en el nivel sin efecto adverso observable (NOAEL), el MoS de las impurezas, la inocuidad, la naturalidad de la fórmula (en base al origen natural de los ingredientes de las materias primas) con y sin agua, así como los costes de la fórmula.
Además, el SaaS PLM adecuado para el sector perfumista, debe proporcionar el cálculo IFRA y emitir el certificado, además del perfil de pureza y reportar la pirámide olfativa.
La gestión de los lotes de laboratorio y los ensayos
El desarrollo de cualquier nuevo producto cosmético requiere la gestión de una gran cantidad de ensayos y pruebas de laboratorio. La eficacia y la coordinación de estos ensayos y pruebas son fundamentales para el éxito del proceso de desarrollo del producto. El software PLM es una herramienta extremadamente útil para gestionar estas actividades.
El software PLM ayuda a coordinar y hacer un seguimiento de los diferentes ensayos y pruebas de laboratorio que deben realizarse. Esto garantiza que todas las pruebas necesarias se lleven a cabo de manera oportuna y eficiente. Además, el software PLM puede ayudar a gestionar y analizar los datos generados por estos ensayos y pruebas. Estos datos pueden ser muy útiles para determinar la viabilidad de un nuevo producto cosmético y para desarrollar una estrategia de marketing eficaz.
El cumplimiento regulatorio
La globalización de la industria cosmética ha hecho que aumente la necesidad de cumplir los requisitos normativos internacionales. La gestión del cumplimiento normativo es una tarea compleja y en constante cambio, que requiere el uso de un software especializado.
El cumplimiento de los productos cosméticos de una empresa en cada uno de los países de comercialización es esencial para su éxito en los mercados internacionales. El uso del software PLM ayuda a garantizar que el cumplimiento se mantenga durante todo el ciclo de vida del producto, incluso desde las fases iniciales de su formulación.
Mediante el seguimiento y la gestión del estado de cumplimiento del producto, mediante una vigilancia regulatoria automatizada, el software PLM ayuda a prevenir que surjan problemas de incumplimiento y proporciona una visión clara y concisa del estado de cumplimiento del producto en cualquier momento. Para ello es clave que la vigilancia normativa automatizada esté actualizada con la mayor frecuencia posible (hay softwares que actualizan la información diariamente). Esto ayuda a garantizar que los productos cosméticos de la empresa cumplen con la normativa pertinente en cada mercado en el que se venden.
El software PLM que escoja debe trabajar a nivel regulatorio validando el cumplimiento de los ingredientes de sus materias primas en cada país de comercialización, validar el cumplimiento de la fórmula desde las primeras fases del proceso, garantizar el cumplimiento del producto acabado a lo largo del tiempo y facilitarle la redacción del PIF en minutos y en varios idiomas.
Además, el software PLM adecuado debe servirle para crear y gestionar las Fichas de Datos de Seguridad de los productos (FDS y MSDS), que muchos países exigen para vender productos cosméticos, para la exportación de los productos por avión o para el trasiego del bulk de una planta de producción a una de envasado.
Toxicología y seguridad
La seguridad de los productos cosméticos es de suma importancia para los consumidores, los reguladores y los fabricantes. Para garantizar la seguridad de los productos cosméticos, es esencial tener acceso a una amplia base de datos de perfiles toxicológicos de los ingredientes. El software PLM proporciona una potente herramienta para gestionar estos perfiles y se utiliza para evaluar la seguridad de los productos cosméticos.
El software PLM ideal debe proporcionar una base de datos de perfiles toxicológicos de ingredientes, cuanto más extensa mejor, como elemento clave en la formulación de productos cosméticos seguros. El software PLM es el depósito central para todos los datos relevantes, al que pueden acceder y utilizar todos los miembros del equipo de formulación. Esto garantiza que todos los miembros del equipo conozcan los datos más recientes y puedan tomar decisiones informadas sobre la seguridad de los ingredientes. Esto es especialmente útil a la hora de considerar la seguridad de nuevos ingredientes. Utilizando un software PLM, los fabricantes de productos cosméticos pueden evaluar rápida y fácilmente la seguridad de los nuevos ingredientes antes de utilizarlos en sus productos. Esto permite a los fabricantes innovar y crear nuevos productos sin comprometer la seguridad.
La gestión del packaging y las artworks
El desarrollo de nuevos productos cosméticos requiere la gestión de un gran número de archivos de envases y material gráfico. Un buen software PLM debe incorporar un potente gestor documental para gestionar estos archivos y seguir el progreso del proceso de desarrollo. El software PLM también se utiliza para generar informes, gestionar plantillas y compartir información con el equipo, evitando correos masivos y extensas respuestas.
Además, el software PLM debe facilitar la creación de los envases, incorporar componentes a ellos y la interacción entre los diferentes implicados en la validación de las etiquetas y claims en diferentes idiomas y las artes finales, posibilitando realizar correcciones in situ para que todos puedan verificarlas en el mismo lugar.
Un PLM ayuda a ahorrar tiempo y recursos al agilizar la gestión de los archivos de envases, claims y material gráfico, facilitando el proceso de validación.
Lanzamiento al mercado internacional
El software de gestión del ciclo de vida del producto (PLM) es una solución integral que se utiliza en la etapa de gestión del lanzamiento al mercado internacional de productos cosméticos y su cumplimiento de la normativa global. El PLM ayuda a las empresas a desarrollar y lanzar nuevos productos de forma más rápida y eficaz, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de todas las normativas aplicables en cada uno de los países de su comercialización.
El proceso de registro de un producto cosmético es diferente en cada país, así como la documentación solicitada y los requerimientos a cumplir. El software PLM ayuda a agilizar el proceso de cumplimiento, proporcionando un depósito centralizado para la información relacionada con los documentos de exportación. Esto contribuye a reducir el tiempo y los recursos necesarios para mantener el cumplimiento de múltiples normativas, así como recibir avisos cuando una regulación cambie e impacte en alguno de los productos de la empresa.
De forma resumida, un buen SaaS PLM debe proporcionar la información sobre los documentos necesarios para realizar el proceso de registro de un producto en cualquier país, indicar cuáles ya están disponibles en el PLM, qué documentos faltan e indicar si alguno de los disponibles está a punto de caducar.
La cosmetovigilancia
La industria cosmética es una de las más importantes del mundo. Los productos que producen son utilizados por millones de personas cada día y tienen un impacto significativo en la forma en que nos vemos y sentimos. Por ello, es esencial que los productos que se fabrican sean seguros y eficaces. Sin embargo, con la gran cantidad de productos e ingredientes que hay en el mercado, puede ser difícil gestionar la seguridad de todos ellos.
El software SaaS PLM es una gran herramienta para gestionar la cosmetovigilancia de los productos cosméticos, pudiendo cumplimentar toda la información vinculada a un efecto no deseado del producto desde el PLM y obteniendo el informe con toda la información necesaria para reportarla a la autoridad competente, dejando el registro en el PIF, como indica la regulación. Un PLM sigue y gestiona la seguridad de los ingredientes y los productos, creando una base de información disponible en todo momento para su consulta.
En conclusión
El desarrollo de la tecnología ha propiciado la aparición de nuevos programas informáticos que pueden utilizarse en diversos sectores para gestionar y agilizar los procesos. Uno de estos programas es el SaaS PLM con IA, o software de gestión del ciclo de vida del producto ubicado en el cloud y con algoritmos de Inteligencia Artificial. En la industria cosmética, el software PLM se utiliza para gestionar el desarrollo, el cumplimiento y la comercialización internacional de los productos. Si además es SaaS, podremos acceder a él desde cualquier dispositivo, a cualquier hora y desde cualquier lugar, compartiendo información en tiempo real. Si además utiliza algoritmos de IA, el PLM nos proporcionará un valor añadido que irá mucho más allá de las funciones de un software convencional, ganando en eficiencia, ahorro de tiempo y costes.
El software PLM facilita la utilización de las últimas materias primas e ingredientes para una formulación más innovadora. Gestiona eficazmente los lotes de laboratorio y producción, así como los múltiples ensayos a realizar en una nueva fórmula.
El PLM garantiza el cumplimento de la fórmula en los países de comercialización, desde las primeras etapas del desarrollo y asiste eficazmente en la elaboración completa del PIF en minutos en diferentes idiomas, velando por la seguridad del producto.
En un buen PLM, podremos crear envases, coordinar la validación de las etiquetas, claims y artworks, gestionando eficientemente la documentación de exportación, para el registro internacional de los productos de la empresa en su etapa de lanzamiento, vigilando sus efectos no deseados.
Si ha llegado hasta aquí, seguramente se debe a que ha identificado en su empresa la necesidad de digitalizar sus procesos para mejorar la eficacia en la gestión del ciclo de vida de sus productos y agilizar el time to market. Si es así, conserve este artículo, identifique sus necesidades y repáselas punto por punto cuando contacte con las empresas proveedoras que puedan prestarle el servicio.
No olvide que un buen SaaS PLM con IA debe ser capaz de trabajar en diferentes soportes (PC, Mac, tabletas Android y Apple), debe estar permanentemente actualizado y debe solicitar que pueda disponer de un Customer Success Manager, que atienda sus consultas en un plazo no superior a 24h.
Un SaaS PLM con IA contribuye a la digitalización de los procesos de la industria de perfumería y cosmética, reduciendo tiempo y costes asociados al desarrollo de sus productos, cumplimiento y comercialización, favoreciendo una mejor comunicación entre los colaboradores internos y externos de la empresa… y para una pyme, todo ello a un coste inferior del que tiene contratar a un becario.
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